請求書PDFを、Excel台帳に
この記事についてAbout this article
ゴールGoal 請求書PDFをExcel台帳に変える
こんなあなたへFor you if 請求書の内容を手で打ち込んでいる方
この記事の要約Summary
請求書PDFを読ませて、発行元・発行日・金額・支払期日の台帳に変えます。依頼文はそのまま載せています。
- 所要時間Time
- 4分 作業時間：約work approx. 20分 min
- 必要な準備What you need
- 環境SetupアプリケーションAppsデータData
頼むのは一言。あとは台帳になって返ってきます。 人の仕事は、入力から検算へ。
※2026年9月時点
PDF を読んで台帳に転記する仕事は、丸ごと任せられます。人の仕事は「入力」から「検算」へ。要確認の行と、数件の抜き取り照合に絞れば十分です。
「請求書の処理みたいな事務仕事は？」
月末が近づくと、共有フォルダの中に静かに積み上がっていくものがあります。 請求書のPDFです。
この記事は、その疑問へのお答えです。 結論を先に言います。
得意分野です。 PDFを読んで台帳に転記する仕事は、丸ごと任せられます。 人の仕事は「入力」から「検算」に変わります。
10通を手で打つと、1通2分としても20分。 30通なら1時間です。 目も肩も疲れる、そういう種類の仕事です。
20分でやること
やることは 4 つだけです。1 つ終わるたびに「済」を押すと、途中でやめても続きから戻れます。 原本の PDF は書き換えません。
溜める場所を1つ作る
- フォルダを作りたい場所で右クリックする（①）
- 「新規作成」→「フォルダー」を選ぶ（②）
- 名前を
01_受領請求書にする
届いた請求書 PDF は、メールの添付も紙をスキャンしたものも、全部ここに入れます。 人の側の新しい習慣は、これだけです。
そのフォルダの中に、請求書 PDF が 2 通以上入っている
うまくいかないときは
名前は何でもかまいません。ただし毎回同じ 1 つにします。場所が決まっていれば、頼む言葉は毎回同じ一言で済みます。
一言で頼む
アプリの入力欄に、フォルダの場所とほしい列を書いて送ります。
01_受領請求書フォルダの請求書 PDF を全部読んで、発行元・発行日・金額・支払期日の 4 列の Excel 台帳にしてください。元の PDF は変更しないでください。自信がない項目には「要確認」と書いてください。
画面に、請求書の通数ぶんの行が並んだ表が出ている
うまくいかないときは
フォルダが見つからないと言われた → フォルダをアプリの画面にドラッグして渡してから、もう一度同じ文を送ります。
できた台帳を開いて、合計を見る
保存された Excel ファイルをダブルクリックして開きます。 金額の列を選ぶと、画面の下に合計が出ます。
金額の合計が出る（文字ではなく数字として入っている証拠）
うまくいかないときは
合計が出ない → 金額の列に「¥」や「円」が文字として入っています。「金額は数字だけにして」と頼み直します。
気になる行だけ、元のPDFに戻って確かめる
全部を見直す必要はありません。2 段構えで足ります。
- AI が「要確認」と書いた行を見る
- 残りから数行を抜き取って、元の PDF と見比べる
要確認の行と、抜き取った数行が、元の PDF と合っている
うまくいかないときは
どの PDF から取った数字か分からない → 「元のファイル名の列も足して」と頼みます。1 行ずつ原本に戻れるようになります。
ここまでで台帳はできあがりです。ここで中断してかまいません。
人の仕事は「検算」
転記そのものは任せても、数字が正しいと確認する責任は人の側に残す。 合計金額を会計ソフトの数字と突き合わせるのも、有効なやり方です。
この分業なら、20分の入力作業が「待っている間に別の仕事をして、数分だけ検算する」仕事に変わります。
毎月の定型にする
この流れが一度うまく回ったら、手順ごと覚えてもらいましょう。 依頼文をそのまま保存しておくだけでも構いません。 呼び名を付けて登録できる場合は、来月からは「請求書の転記やって」の一言で、同じ品質の仕事が再現されます。
月末のたびに繰り返す仕事ほど、一度の仕組み化が効いてきます。
まとめ
- 請求書PDFの読み取りから台帳への転記は、丸ごと任せられる仕事
- コツは「溜めるフォルダを決める」「列を指定する」「自信のない箇所を申告させる」
- 人の仕事は入力から検算へ。要確認箇所と、抜き取り照合に絞る
- 台帳に元ファイル名の列を持たせておくと、1行ずつ原本に戻れる
AIはあくまで道具です。 どんな台帳ならあとで役に立つか、どの数字は絶対に間違えられないか。 それを決められるのは、業務を知っているあなたです。
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