命名規則を渡すだけで、フォルダが整う
この記事についてAbout this article
ゴールGoal ばらばらのファイル名を中身から揃える
こんなあなたへFor you if 共有フォルダで書類を探せない方
この記事の要約Summary
名前の付け方を1行渡すだけで、ばらばらのファイル名が中身から揃います。自社の規則の決め方3つの観点も。
- 所要時間Time
- 4分 作業時間：約work approx. 20分 min
- 必要な準備What you need
- 環境SetupアプリケーションAppsデータData
名前の付け方を1行で渡すだけ。 中身を読んで、全部同じ形に揃えてくれます。
※2026年9月時点
命名規則を 1 行渡せば、全部そろいます。AI はファイル名ではなく中身を読んで名前を決めるので、手がかりのない名前でも正しく付きます。先頭を日付にすれば、名前順がそのまま時系列です。
「ファイル名がバラバラで、探せない」
共有フォルダを開いて、こんな景色を見たことはないでしょうか。
この記事は、その悩みへのお答えです。 結論を先に言います。
名前の付け方（命名規則）を1行で渡せば、あとは全部そろえてもらえます。 しかもAIは、ファイル名ではなく中身を読んで判断します。
IMG_4471.pdf も 無題.pdf も、開けば何の書類か分かります。
分かるのなら、正しい名前を付けられます。
名前が揃うと、何が変わるか
ファイル名が揃うと、探し方が2つ手に入ります。
- 並べるだけで見つかる：先頭を日付にしておくと、フォルダは自動的に時系列に並ぶ
- 打てば見つかる：取引先名を入れておくと、検索窓にその名前を打つだけで全部出てくる
逆に言えば、名前がバラバラなフォルダでは、この2つがどちらも効きません。 「たしかこの辺に……」と1つずつ開いて確かめることになります。 探す時間は、積もると馬鹿になりません。
20分でやること
名前がばらばらな請求書 PDF を 10 通入れたフォルダで試します。最初の 1 回は、元のフォルダをコピーして、そのコピーを渡してください。
名前の形を1行だけ決める
2026-06-30_請求書_山田建材.pdf のような見本を 1 つ書きます。説明するより、この 1 行のほうが正確に伝わります。
決めるのは 3 か所です。
- 日付の書き方（
2026-06-30の形なら、並べたときに必ず時系列になります） - 何の書類か（請求書・契約書・見積書……）
- 取引先や案件（略称を使うなら、略し方も決める）
自分のフォルダの書類 1 つを、その形で書いてみられる
うまくいかないときは
取引先名の表記がばらばら → 正式名称に寄せます。略称は後から検索で拾いにくくなります。
フォルダを渡して、形を見せて頼む
コピーしたフォルダを渡し、決めた形をそのまま貼り付けて送ります。
このフォルダのPDFを全部開いて中身を確認し、
YYYY-MM-DD_請求書_取引先名.pdfの形に名前を直して。 最後に「元の名前 → 新しい名前」の一覧を出して
後ろの一行を必ず足します。勝手に変わって終わり、では確かめられません。
「元の名前 → 新しい名前」の一覧が届いている
うまくいかないときは
日付が読み取れないと言われた → その 1 件だけ自分で開いて、発行日を伝えます。残りは進みます。
一覧を見て、フォルダを開く
一覧の取引先名だけを上から目で追います。1 件ずつ開く必要はありません。 そのあとフォルダを開くと、名前順がそのまま月ごとのまとまりになっています。
並べ替えの操作は何もしていません。名前の先頭を日付にしただけです。
6 月分・7 月分が、上から順にまとまって並んでいる
うまくいかないときは
順番がばらばら → 表示が「更新日時順」になっています。「名前順」に切り替えます。
揃ったら、元のフォルダと入れ替えます。
名前がヒントを持っていなくても
注目してほしいのは、IMG_4471.pdf と 無題.pdf です。
この2つは、名前から日付も取引先も分かりません。 それでも正しい名前が付きました。 中を開いて、発行日と発行元を読んだからです。
ここが、単なる一括リネーム機能との違いです。 一括リネームは「名前を置換する」道具ですが、こちらは中身を根拠に名前を決めるやり方です。 スキャンしたまま溜まっている書類ほど、効いてきます。
先に決めておくと、あとがずっと楽
この記事では請求書を例にしましたが、大事なのは書類の種類ではありません。 自社の命名規則を、一度言葉にしておくことです。
一度決めてしまえば、以降は同じ 1 行を渡すだけです。 新しく届いた書類も、月末にまとめて揃えられます。 契約書には契約書の、写真には写真の形を決めて、指示書に書き足していきます。
まとめ
- 命名規則は、説明するより見本を1つ渡すほうが正確に伝わる
- AIはファイル名ではなく中身を読むので、手がかりのない名前でも正しく付けられる
- 先頭を日付にすると、名前順がそのまま時系列になる
- 変更の一覧を出させて、目で確かめてから受け取る
どんな名前なら自社が探しやすいか。 それを決められるのは、その書類を使っているあなたです。
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