請求書PDFを、Excel台帳に
「請求書の処理みたいな事務仕事は、やってくれるの？」に答えます。請求書PDF10通を実際に読ませて、発行元・発行日・金額・支払期日の4列のExcel台帳にした一部始終です。依頼文の書き方、できた台帳、人が残すべき検算の範囲までまとめました。
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AIに、部下を持たせる
「もっと大きな仕事は任せられないの？」に答えます。AIに助手を持たせ、仕事を分けて同時に進める使い方ができるものがあります。向く仕事の見分け方と、独立させる・書式を揃える・まとめ役を置くという分け方のコツ、使用量との付き合い方まで。
月次レポートを毎月自動で届ける
「毎回頼むのも手間。全部自動にできない？」に答えます。できます。ただし一度に全部ではなく、毎月の手作業を「集める・整える・書く・送る」に分け、手順が決まっているものから1つずつ置き換えます。最後の「送る」を人の手に残す理由まで。
この記事の図もAIが作っている
「毎回作るのではなく、量産する仕組みは作れないの？」に答えます。資料づくりは見た目の「型」と中身の「データ」に分けると工場になります。この連載の図版も共通の型と記事ごとの短い指示で作っている実例と、自分の会社で型を作る4手順を紹介します。
よく使う頼み方に名前を付ける
「同じような依頼文を毎回書くのは面倒じゃない？」に答えます。決まった手順を書いた文書を一度だけ登録しておくと、次からは名前を呼ぶ一言で同じ仕事が返ってきます。問い合わせ返信を題材に、型の書き出し方から月1回の育て方までを解説します。
毎朝、業界ニュースの要約が届く
「毎日の情報収集も、AIに任せられる？」に答えます。定時実行に登録する依頼文には、いつ・どこから・何を絞る・どんな形で・どこへ、の5つを書きます。記入例つきで、そのまま真似できる頼み方をまとめました。
プランは、後から変えられる
「プランがいっぱいあるけど、どれがいいの？」に答えます。プランは無料・個人の有料・法人向けの3階建て。2つの問いで自分の段が決まります。料金より先に見る「学習利用」の扱いと、上げ下げの合図もまとめました。
60点の初稿から始めるのが速い
「一回でうまくいかないのは普通？」に答えます。普通です。AIの1回目は60点で正常で、完璧な指示を練るより、まず出させて直すほうが速く着きます。修正指示の3つのコツと、「どこで止めるか」という人間側の判断まで、たたき台の磨き方をまとめました。
良い依頼文には型がある
「どう頼めば、ちゃんとやってくれるの？」に答えます。良い依頼には型があり、それは「目的・材料・完成イメージ・制約」の4つ。同じ「請求書をまとめて」でも、この4つを添えるだけで結果が変わります。書き直しの実例と、依頼文そのものをAIに添削させるコツまでまとめました。
作ったものを長く使えるものに
「AIで作ったものって、ずっと使えるの？」に答えます。道具が使われなくなるのは壊れるからではなく、使い方の記憶が失われるから。完成報告の直後に「説明書も書いて」の一言を足すだけで、半年後も使える道具になります。
バックアップという土台
「AIが失敗したとき、元に戻せるの？」に答えます。目指すのは失敗しない環境ではなく、戻せる環境。バージョン履歴・クラウドのごみ箱・作業前の手動コピーを下から3層重ね、最後に15分の復旧練習を一度だけ。
上限と通知を、先に決めておく
「気づいたら高額請求」が心配な方へ。月額の定額型と使った分だけの従量型の違いを整理し、従量型では契約初日に上限と通知の2本を決める手順まで案内します。
入力した情報はどこへ行く？
「入力した情報が学習に使われたりしない？」に答えます。分かれ目は無料か有料かではなく、個人向けか法人向けか。設定の見方と、何を入れるかの線引きまで整理します。
外で頼んで、戻ると出来ている
「スマホや外出先でも使えるの？」に答えます。クラウドで動く使い方なら、PCを閉じてもAIの作業は続きます。外出前の一言、移動中の経過確認、帰社しての最終チェックという1日の流れと、仕込みはスマホ・仕上げはPCという分担の作り方をまとめました。
朝、今日の準備が届いている
「AIって、私が使っていない時間は何もしないの？」に答えます。エージェントAIには定時実行があり、「毎朝これをやっておいて」と一度頼めば、毎朝成果が届きます。向く仕事の見つけ方、スマホ通知での受け取り方、決まった仕事と都度頼む仕事の使い分けまでまとめました。
「戻せる」があれば大丈夫
「AIがファイルを壊したらどうするの？」に答えます。コピーを渡す・作業前に控えを取る・実行前に人が確認する。この3点がそろえば、思っていたのと違っても元に戻せます。
「確認してから実行」
「AIが勝手に動いたら怖い」に答えます。大事な操作の前には「やっていいですか？」の確認が入ります。最初は毎回確認のままで使い、読む→作る→変えるの順に任せる範囲を広げる。送る・消す・払うは、ずっと確認つきで。
AIに教える「指示書」の作り方
「毎回同じ注意をしている」に答えます。会社のルールを1枚のファイルに書いて作業フォルダに置くだけで、口調・書式・大切にしたいことが毎回そろう。記入例つきの指示書の型を紹介します。
AIの「仕事部屋」を用意する
「PCの中を全部見られるの？」に答えます。AIに渡すのは専用フォルダ1つだけ。中を作業用・納品・原本の3室に分ければ、渡す範囲も成果物の置き場も迷いません。フォルダ構成図つき。
週1時間の「AI改善タイム」
「せっかく始めたのに、気づけば元のやり方に戻っている」に答えます。続いている会社は、根性ではなくカレンダーで続けています。週1時間の「AI改善タイム」を予定に入れ、60分を30分・15分・15分に割って1週1業務。3ヶ月で約12業務が変わる仕組みをまとめました。